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Clients & banques d'heures
Mis à jour le
Une « banque d'heures » est un bloc d'heures prépayées à un tarif donné. Un même client peut avoir plusieurs banques actives en même temps, chacune à son propre taux.
Ajouter une banque
Sur la fiche du client : tarif horaire, nombre d'heures, date. Le solde restant est à jour pour toute l'équipe dès qu'une transaction est enregistrée (au prochain chargement de la page — pas de mise à jour en direct sans recharger).
Devise par client
Chaque client peut avoir sa propre devise (fonction multi-devises, si votre forfait l'inclut — voir ce que chaque forfait inclut) — utile pour une clientèle hors Canada. Elle se choisit dans le profil du client (bouton « Profil du client » de sa fiche), carte « Facturation » (propriétaire/admin).
Heures en décimal ou en heures et minutes
Par défaut, les soldes s'affichent en heures décimales (3.47 h = 3 h 28 min). Pour les voir en heures et minutes : Réglages → Préférences → « Affichage des heures ». Le choix est personnel — chaque membre choisit le sien — et ne change que l'affichage : le texte comptable copié reste en décimal. À la saisie, « 1:30 » et « 1.5 » sont tous deux acceptés.
Échéance d'une banque
En ajoutant une banque, ouvrez « Options » pour lui donner une date d'échéance. C'est facultatif. Après cette date, les heures qui restent sont perdues : elles ne sont pas reportées. La banque est alors marquée « expirée ». Vous vous êtes trompé, ou vous voulez faire un geste ? Le propriétaire et les admins peuvent prolonger la date, la retirer, ou réactiver une banque expirée : les heures reviennent. Côté comptabilité, voir Expiration d'une banque.
Banque de projet et « Sans écriture comptable »
Toujours dans « Options », vous pouvez lier la banque à un projet (si votre forfait inclut les projets). C'est une banque de projet : des heures réservées à ce projet — du soutien vendu avec lui, ou une enveloppe pour un mandat précis que vous ne voulez pas mélanger aux autres heures du client. Elle s'affiche à part et ne compte pas dans le total d'heures du client, dans l'app comme dans le portail. Quand vous facturez des sessions de ce projet, ses banques passent en premier, avant les banques standard. L'option « Sans écriture comptable » veut dire : ces heures ne sont pas dans mes revenus reportés, donc aucune écriture n'est produite. Elle n'est jamais cochée d'avance, que la banque soit standard ou de projet. Vous pouvez la retirer plus tard avec « Comptabiliser » : un aperçu vous montre d'abord les écritures qui seront créées. L'inverse n'est pas possible.
Avertir le client de son solde
Le bouton « Notifier le client », sous les banques d'heures, envoie au client un courriel (à son adresse principale, dans sa langue) qui lui indique ses heures restantes. Une confirmation est demandée avant l'envoi. Il faut que le client ait un courriel principal dans son profil. Pour le faire automatiquement : Réglages → Alertes aux clients, puis « Notifier le client lorsque son total de banque tombe sous X h ». Une seule alerte part par descente : elle ne repart pas tant que le solde n'est pas remonté au seuil ou au-dessus. Chaque client peut avoir son propre seuil, ou ne recevoir aucune alerte automatique (profil du client → « Alerte de banque d'heures basse »). Réservé au propriétaire et aux admins.
Qui voit quoi
Créer un client — et le renommer, modifier ses coordonnées ou le supprimer (bouton « Profil du client » de sa fiche) — est réservé au propriétaire et aux admins ; les membres travaillent sur ses banques d'heures. Un client n'est pas visible par toute l'organisation par défaut. Voir Membres, équipes & accès pour le détail du contrôle d'accès par client.